C'est le contrat de location qui détermine les charges locatives, qui précise ce que le locataire devra verser au titre des charges.
Les charges locatives peuvent comprendre le réglement des taxes relatives aux locaux loués et le coût des abonnements individuels (eau, gaz,électricité,...)
Exception: Pour les baux soumis à la loi du 6 juillet 1989, c'est à dire pour les locations non meublées consenties pour un usage d'habitation ou mixte d'habitation et professionnel, et lorsque le local loué constitue la résidence principale du locataire; il est obligatoire d'appliquer le régime des charges réelles et la nature des charges récupérables est imposée.
Charges comprises.
Dans cette hypothèse le locataire n'a pas à règler en plus du montant du loyer "Loyer charges comprises" d'autres sommes concernant les charges.
Charges forfaitaires.
Dans cette hypothèse le montant des charges est évalué forfaitairement par rapport au montant du loyer.
Il est prudent d'envisager une clause indexant ce montant forfaitaire de charges sur le loyer, car si la location dure longtemps et que cela n'est pas prévu le monatnt forfaitaire calculé à la signature du bail ne correspondra plus à la réalité.
Charges réelles.
Dans cette hypothèse le locataire verse des provisions pour charges selon la même périodicité que ses loyers.
Une fois par an le bailleur calcule le solde de charges en fonction des clauses du bail et de la loi le montant réel dû par le locataire. Ce solde de charges peut être créditeur ou débiteur en fonction du total des provisions pour charges versées par le locataire. Le solde créditeur est rtemboursé au locataire, Le solde débiteur lui est demandé en complément des provisions.
Cas particulier pour les baux soumis à la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
Pour les baux soumis à cette loi, la nature des charges récupérables est strictement déterminée, ne laissant aucun choix pour le propriétaire et le locataire.
Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie :
1° Des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée ;
2° Des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée. Sont notamment récupérables à ce titre les dépenses engagées par le bailleur dans le cadre d'un contrat d'entretien relatif aux ascenseurs et répondant aux conditions de l'article L. 125-2-2 du code de la construction et de l'habitation, qui concernent les opérations et les vérifications périodiques minimales et la réparation et le remplacement de petites pièces présentant des signes d'usure excessive ainsi que les interventions pour dégager les personnes bloquées en cabine et le dépannage et la remise en fonctionnement normal des appareils ;
3° Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.
La liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d'Etat. Il peut y être dérogé par accords collectifs locaux portant sur l'amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable, conclus conformément à l'article 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 précitée.
Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation au moins annuelle. Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.
Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Durant un mois à compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires.
Pour l'application du présent article, le coût des services assurés dans le cadre d'un contrat d'entreprise correspond à la dépense, toutes taxes comprises, acquittée par le bailleur.
Lorsque des travaux d'économie d'énergie sont réalisés par le bailleur dans les parties privatives d'un logement ou dans les parties communes de l'immeuble, une contribution pour le partage des économies de charge peut être demandée au locataire du logement loué, à partir de la date d'achèvement des travaux, sous réserve que ces derniers lui bénéficient directement et qu'ils lui soient justifiés. Elle ne peut toutefois être exigible qu'à la condition qu'un ensemble de travaux ait été réalisé ou que le logement atteigne un niveau minimal de performance énergétique.
Cette participation, limitée au maximum à quinze ans, est inscrite sur l'avis d'échéance et portée sur la quittance remise au locataire. Son montant, fixe et non révisable, ne peut être supérieur à la moitié du montant de l'économie d'énergie estimée.
Un décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation, précise les conditions d'application du présent article, notamment la liste des travaux éligibles à réaliser et les niveaux minimaux de performance énergétique à atteindre, ainsi que les modalités d'évaluation des économies d'énergie, de calcul du montant de la participation demandée au locataire du logement et de contrôle de ces évaluations après travaux.
