Quelle est la situation actuelle du droit en matière de communication électronique entre le syndic et les copropriétaires ?
Ivan Dumon : Aujourd'hui, il n'est pas autorisé d'envoyer une notification aux copropriétaires par internet. Depuis la loi de 1965 et ses décrets d'application de 1967, les notifications peuvent se faire uniquement par lettre recommandée avec accusé de réception et par remise contre émargement. Le fax a été prévu en 2007 mais une jurisprudence récente a constaté qu'il n'était ni approprié, ni valable.
Compte tenu de l'évolution des technologies, une évolution du droit des copropriétés en matière de dématérialisation est-elle envisagée ?
ID : L'an dernier, L'AFNOR a été sollicitée par des syndics et des copropriétaires pour étudier la question et a demandé à Athome de constituer le tour de table. Un groupe de travail appelé GTDNCI, pour groupe de travail sur la dématérialisation des notifications dans la copropriété immobilière, a été créé et Athome l'a présidé. Nous avons réuni 25 organisations acteurs de la copropriété : syndics, associations de consommateurs, avocats, techniciens de la dématérialisation, ministères de tutelles. Le groupe s'est réuni une quinzaine de fois entre décembre 2010 et le 8 juin 2011. Au final, un texte consensuel a été élaboré.
Ce texte va-t-il servir de base à une réforme ?
ID : En juin dernier, lors de la remise du texte aux ministères de tutelle, ceux-ci se sont engagés à l'utiliser comme base d'un projet de décret. Ce dernier a été rédigé fin août et il est actuellement en cours d'étude par les organisations membres de la Commission Relative à la Copropriété. Il sera ensuite transmis au Conseil d'État. Nous avons bon espoir qu'il soit publié dans le courant de l'automne, pour une entrée en vigueur entre janvier et mars 2012.
Quelles sont les principales mesures de ce futur décret ?
ID : Tout d'abord, la dématérialisation sera un service proposé. C'est-à-dire qu'il faudra l'accord du syndic et du copropriétaire pour que les notifications se fassent pas courriers électroniques. Autrement dit, dans une même copropriété, certains copropriétaires pourront recevoir leurs convocations et procès verbaux d'assemblées générales par courriers électroniques et d'autres par lettres recommandées avec accusés de réception au format papier. La dématérialisation ne s'imposera pas. Paradoxalement, la première acceptation par les copropriétaires devra être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Quel que soit le choix des copropriétaires, les frais liées à la notification électronique feront partie des charges communes générales.
En pratique, comment va se passer cette notification par voie électronique ?
ID : Le syndic de copropriété fera vraisemblablement appel à un tiers opérateur, Athome par exemple, comme c'est le cas aujourd'hui pour l'envoi de courrier où la Poste joue le rôle de ce tiers de confiance. Le syndic créera d'abord un espace sécurisé de conservation (ESC), propre à chaque copropriétaire, sur lequel il déposera les documents à télécharger. À chaque fois que le syndic devra faire parvenir un document aux copropriétaires, il les informera par e-mail que le document est disponible sur l'ESC. Si le copropriétaire n'a pas pris connaissance du document dans les 48 heures, un second mail de notification sera envoyé. Les délais commenceront à courir à partir du lendemain de l'envoi de ce second mail et non plus à partir du lendemain de la date de première présentation du courrier comme c'est le cas actuellement pour les notifications par la Poste. C'est donc le copropriétaire qui assumera la responsabilité de la réception de ses courriers électroniques. Au bout de 6 mois, le tiers opérateur remettra les archives électroniques au syndic pour archivage. Une trace électronique de tous les échanges entre le syndic et les copropriétaires sera ainsi conservée avec une valeur probante en cas de procédure contentieuse.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
ID : La dématérialisation a trois avantages principaux. C'est tout d'abord un gain de temps, le courrier arrive instantanément au copropriétaire et les délais commencent à courir plus rapidement. C'est aussi moins coûteux. Par exemple, par rapport à l'envoi d'une convocation par courrier postal classique qui coûte en moyenne 12 € TTC y compris le timbre, les copropriétaires feront une économie de 50 à 70 %, la dématérialisation permettant d'économiser au minimum 6 € de timbre. Enfin, c'est aussi un moyen de communication plus écologique.
Pour en savoir plus :
Athome
